Легализация трудовых отношений, оплата и охрана труда

07.10.2020

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ

С 1 января 2020 года появился цифровой формат трудовых книжек. Перевести сотрудника на электронную книжку можно только с его согласия. Тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажный документ заводить не придется.

Пенсионный фонд разработал форму СЗВ-ТД, а Минтруд - форму СТД-Р. С помощью первой нужно отчитываться перед ПФР о трудовой деятельности персонала, а по второй следует выдавать сотрудникам сведения об их работе в организации.

Форма СЗВ-ТД

По этой форме нужно сообщать в Пенсионный фонд данные о сотруднике, если:

- работника приняли в организацию, перевели на другую постоянную работу или уволили;

- он получил новую профессию, специальность или квалификацию;

- он написал заявление о выборе формата трудовой книжки;

- суд запретил сотруднику занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью;

- организация переименовалась.

С 28 апреля 2020 года данные о приеме и увольнении следует передавать не позднее рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.

В СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку. Остановимся на моментах, которые могут вызвать вопросы при заполнении формы.

Если работник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности, напротив соответствующей строки нужно отразить дату подачи заявления. Если в дате сделали ошибку, достаточно заново передать СЗВ-ТД с новой датой. Если ранее представленные сведения нужно отменить, укажите прежнюю дату и в поле "Признак отмены" поставьте знак "X".

Графу 4 "Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение" нужно заполнять в соответствии со штатным расписанием. Структурное подразделение указывайте, если обязанность трудиться в нем включена в трудовой договор.

Графу 5 "Код выполняемой функции (при наличии)" придется заполнять с 1 января 2021 года. Полагаем, данные нужно будет приводить по сотрудникам, для которых работодатели обязаны применять профстандарты.

Код должен состоять из пяти цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х». Из них первые четыре знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий. А вот пятый знак – контрольное число.

Чтобы отменить запись в разделе "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица", снова подайте форму СЗВ-ТД. В ней в графе 10 "Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении" напротив ошибки поставьте знак "Х". Если нужно внести исправления, отмените неверную запись, а в следующей строке укажите корректные сведения.

Документ нужно подавать в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если в штате менее 25 сотрудников, можно представлять сведения на бумаге.

Форма СТД-Р

По этой форме организация должна выдавать работнику, отказавшемуся от трудовой книжки, сведения о трудовой деятельности в организации. Делать это следует по запросу сотрудника и при его увольнении.

Как разъяснил Минтруд, выдавать СТД-Р работникам, которые сохранили за собой ведение трудовой книжки, не нужно.

По содержанию и правилам заполнения СТД-Р практически не отличается от СЗВ-ТД. Работнику нужно выдавать те же сведения о трудовой деятельности, которые подаются в ПФР, в том числе данные о приеме, постоянном переводе, получении новой профессии, переименовании организации.

Информацию о выборе формата трудовой книжки должен указывать только работодатель, которому сотрудник подал соответствующее заявление.

Работники сами выбирают, как получить сведения: на бумаге или в форме электронного документа. Бумажную СТД-Р придется заверить подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации при ее наличии, а электронную - усиленной квалифицированной электронной подписью.

Формировать данные о сотрудниках работодатели могут одним из способов:

- с помощью своих программно-технических средств;

- с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.

Направлять сведения нужно аналогично другой отчетности в ПФР. Так, представлять их требуется в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 сотрудников, смогут передавать информацию на бумаге.

Как взаимодействовать с работниками

Не позднее 31 октября 2020 года нужно уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор: использовать оба вида книжек или только электронный формат.

Когда сотрудник подаст заявление о том, что выбирает электронный вариант сведений, ему нужно будет выдать трудовую книжку на руки.

С этого момента работодатель не будет отвечать за ее ведение и хранение. Не придется делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника.

Минтруд подчеркивает: если работник отказался от трудовой книжки, вернутся к ней он уже не сможет даже на новом месте работы.

Сотрудникам, выбравшим цифровой формат, нужно предоставлять сведения о трудовой деятельности в организации на бумажном носителе или в электронном виде:

- в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;

- при увольнении – в день увольнения.

Если работодатель не предоставит сотруднику сведения вовремя, он будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

Работник выбрал бумажную книжку или промолчал

Сотрудники решают вопрос о формате данных в течение 2020 года. Если работник попросит сохранить бумажный вариант или не сообщит о выборе, придется делать двойную работу: вести трудовую книжку и передавать сведения в ПФР.

Право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.

Обратите внимание: при приеме сотрудники смогут предъявить сведения о трудовой деятельности. Нужно проверять, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если есть, достаточно будет подавать в ПФР сведения. Отметки нет — попросите работника предоставить книжку. Если он потерял ее или не может передать по другой причине, придется завести новую.

Какая ответственность предусмотрена за неподачу СЗВ-ТД

Если опоздать с отчетом или предоставить неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности сотрудника, то может ждать предупреждение или штраф по общей норме. Для должностных лиц размер штрафа составляет от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для организаций — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

С 1 января 2021 года ответственность за такое нарушение станут нести только должностные лица. Им будет грозить предупреждение либо штраф от 300 до 500 руб.

Отдел по труду администрации

муниципального района