Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела в Смидовичском муниципальном районе Еврейской автономной области за 2024 год»

05.03.2025

Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела в Смидовичском муниципальном районе Еврейской автономной области за 2024 год»

1.       ОРГАНИЗАЦИОННАЯ, ПРАВОВАЯ И КАДРОВАЯ РАБОТА

 

Работа архива администрации Смидовичского муниципального района в 2024 году осуществлялась в соответствии с утвержденным годовым планом работы архива, приказами департамента культуры правительства Еврейской автономной области, постановлениями и распоряжениями администрации муниципального района.

В своей работе архив руководствуется Федеральными законами от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», а также другими нормативными правовыми актами органов государственной власти всех уровней, регулирующими вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

В 2024 году первоочередными направлениями работы архива являлись:

- реализация Федеральных законов и других нормативных правовых актов в области архивного дела;

- применение в течение года положений «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях для организации работы архива и организаций - источников комплектования архива», утвержденных Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77;

- применение «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст);

- выполнение приказов и решений ЭПМК департамента культуры правительства области, находящихся на контроле;

- работа с разделом «Архив информирует», расположенном на официальном интернет – сайте администрации Смидовичского муниципального района смид.рф и газетой «Районный вестник»;

- обеспечение органов местного самоуправления, граждан, организаций архивной информацией, в том числе социально-правового характера.

В 2024 году архив администрации Смидовичского муниципального района осуществлял свою работу по годовому плану развития архивного дела на 2024 год, согласованному в департаменте культуры правительства Еврейской автономной области.

В ноябре текущего года специалистом был разработан, утвержден и представлен в департамент культуры правительства ЕАО годовой план основных направлений развития архивного дела в Смидовичском муниципальном районе на 2025 год со всеми необходимыми приложениями к нему.

Сводная номенклатура дел администрации Смидовичского муниципального района на 2024 год была утверждена распоряжением администрации от 10.01.2024 года № 02

В целях реализации административной реформы в архиве действуют:

- постановление администрации Смидовичского муниципального района от 02.08.2019 № 428 «Об утверждении порядка разработки и принятия административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг»;

- постановление администрации Смидовичского муниципального района от 22.08.2019 № 465 «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»;

- постановление администрации Смидовичского муниципального района от 10.04.2020 № 230 «Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Информационное обеспечение юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (запросами)».

В целях реализации Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» архив ведёт активную работу с поселениями. В течение отчетного года специалистам администраций городских и сельских поселений, ответственных за архивное дело, по мере необходимости оказывалась методическая помощь. Давались рекомендации по использованию в работе приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»; приказа Росархива от 20.12.2019, № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» и приказа Росархива от 25.06.2020 № 75 «Об утверждении Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии». Оказывалась помощь в формировании архивных дел и составлении описей документов постоянного хранения и по личному составу.

В целях совершенствования деятельности архива при переводе на работу в условиях военного времени в течение года проведены мероприятия по уточнению и приведению в соответствие пакета документов по мобилизационной подготовке архива. Специалист принимал участие во всех учениях и мобилизационных мероприятиях, проводимых вторым отделом администрации Смидовичского муниципального района.

В соответствии с действующим законодательством консультант юридического управления, ответственный за архив, своевременно предоставил в отдел муниципальной службы справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих и членов семьи; сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых государственным гражданским служащим или муниципальным служащим, гражданином Российской Федерации, претендующим на замещение должности государственной гражданской службы Российской Федерации или муниципальной службы, размещались общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать.

В декабре подготовлен и направлен в департамент культуры Правительства ЕАО отчёт о выполнении основных направлений развития архивного дела в Смидовичском муниципальном районе за 2024 год.

В целях выполнения мероприятий по развитию информационного общества на официальном сайте администрации смид.рф в актуальном состоянии поддерживается страница «Архив информирует». В феврале размещены информации: «Список организаций – источников комплектования архива администрации Смидовичского муниципального района ЕАО»; «Отчет о реализации «Основных направлений развития архивного дела в Смидовичском муниципальном районе Еврейской автономной области за 2023 год»; «Основные направления развития архивного дела в муниципальном образовании «Смидовичский муниципальный район» Еврейской автономной области на 2024 год» с графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений и организаций в архив администрации Смидовичского муниципального района на 2024 год, с паспортом муниципального архива на 01.01.2024 и списком фондов, подлежащих передаче в ОГБУ «Государственный архив ЕАО» архивом администрации Смидовичского муниципального района в 2024 году. В августе была размещена информация о проводимой акции «Создание коллекции документов участников СВО по Смидовичскому району».

С использованием архивных документов подготовлены статьи о руководителях Смидовичского района: Кругликове Николае Николаевиче, Королёве Иване Алексеевиче, Щупаке Михаиле Григорьевиче и Гусеве Александре Дмитриевиче. Ко Дню муниципальной службы на основе архивных материалов написана статья о работниках администрации Смидовичского муниципального района 1990-х и 2000-х годов, оказана помощь с фотодокументами для выставки в Доме культуры «Железнодорожник». Подбирался материал для статей, посвященных 90-летию Смидовичского района, таких как: ««Икор» глазами американцев»; «Заселение «сытых» земель»; «От Советов до муниципальных образований» про административно-территориальное деление Смидовичского района в разные годы; «Руководители района»; «О героях былых времен» ко Дню учреждения звания Героя Советского Союза; «Частичка их труда в каждом здании» про строителей района; «Они прославляли завод, посёлок и район» про династию работников Смидовичского завода автоспецоборудования семьи Макуха – Пинчук – Трощак; «Примеры для подражания» и «О работе депутатов на избирательном округе» о деятельности народных депутатов Смидовичского района в период СССР; «Переход от советской системы власти к местному самоуправлению» о становлении представительных органов власти района; «Яркий пример реализации общественной инициативы» про экологическую организацию «Зеленый росток»; «Строительство – дело жизни» про Васильева Константина Григорьевича; «Бумажное издание или интернет» об истории газеты «Районный вестник» и другие. Написаны и опубликованы статьи: «Поддержка и весточка из дома» о сборе именных подарков участникам СВО ко Дню защитника Отечества; «Гордость и благодарность за сыновей» о районной акции ко Дню матери; «О создании архивной коллекции личных документов участников специальной военной операции (СВО)»; про добровольца, погибшего на Донбассе, Савине Августине Сергеевиче.

Юридическим управлением проведены 3 заседания экспертной комиссии, на которых рассмотрены и согласованы:

- 1 сводная номенклатура дел администрации Смидовичского муниципального района на 2024 год, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению структурных подразделений администрации района.

- 13 описей дел постоянного хранения фонда «Архивная коллекция документов представительных органов власти СССР Смидовичского района»:

- 1 опись дел личного происхождения «Архивной коллекции документов передовиков, ударников производства Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области» передовика, ударника строительства, смидовичанина, кавалера Ордена Трудовой Славы III степени Васильева Константина Григорьевича;

В 2024 году консультант юридического управления, ответственный за районный архив, прошел обучение на курсах по программе повышения квалификации «Архивное дело», участвовал во всех обучающих семинарах, проводимых департаментом культуры правительства ЕАО.

 

2.   ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ

 

Основными задачами работы архива являлись:

- обеспечение сохранности документов на основе соблюдения нормативных требований по организации хранения и учета документов,

- совершенствование организации хранения документов,

- повышение персональной ответственности за обеспечение сохранности документов АФ,

- изучение опыта работы других архивных учреждений.

Продолжается работа по заполняемости дополнительного архивохранилища.

В архивохранилище № 1 обновлены огнетушители. Ведется журнал наблюдения за режимами температуры влажности в двух залах.

В 2024 году были продолжены мероприятия по улучшению физического состояния архивных материалов. Осуществлена подшивка 170 дел. Картонирование не проводилось в связи с отсутствием архивных коробов.

В целях правильного и своевременного учёта документов архивного фонда в течение года вносились изменения в топографические указатели и в учётные документы фондов архива, в которых происходило движение.

В соответствии с планом работы архива на 2024 год проведена постеллажная проверка наличия и состояния дел в 12 фондах муниципального архива с № 93 по № 99: «Сельская администрация Волочаевской-1 административно-территориальной единицы»; «Сельская администрация Песчановской административно-территориальной единицы»; «Сельская администрация Даниловской  административно-территориальной единицы»; «Сельская администрация Ключевской административно-территориальной единицы»; «Сельская администрация Аурской административно-территориальной единицы»; «Сельская администрация Камышовской административно-территориальной единицы»; с № 102 по 105: «Поселковая администрация Тельмановской административно-территориальной единицы»; «Сельская администрация Партизанской административно-территориальной единицы»; «Поселковая администрация Волочаевской-2 административно-территориальной единицы»; «Поселковая администрация Николаевской административно-территориальной единицы»; и №№ 107, 108: «Поселковая администрация Смидовичской административно-территориальной единицы»; «Поселковая администрация Приамурской административно-территориальной единицы». 611 единиц хранения проверенных фондов находятся в удовлетворительном состоянии.

Проводился систематический контроль за неукоснительным соблюдением нормативных требований по организации хранения и выдаче документов архивных фондов пользователям. В 2024 году было выдано во временное пользование 157 дел.

- Для поддержания температурно-влажностного режима регулярно проводятся санитарные дни, влажная уборка в хранилище, контролируются показания контрольно-измерительных приборов.

Проведена паспортизация архива по состоянию на 01.01.2025.

 

3.   ФОРМИРОВАНИЕ АРХИВНОГО ФОНДА

 

В 2024 году продолжена работа по обеспечению качественного формирования архивного фонда. Комплектование архива осуществлялось в соответствии с утвержденным графиком согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов учреждений и организаций в архив на 2024 год.

Одной из важных задач формирования архивного фонда является определение состава учреждений, организаций и предприятий и отнесение их к числу источников комплектования районного архива. Количество учреждений и организаций источников - комплектования архива в 2024 году не изменилось.

В целях реализации Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» продолжена работа по заключённым соглашениям о сотрудничестве по вопросам обеспечения сохранности, учету, хранению, комплектованию и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации со Смидовичским районным судом и местным отделением Всероссийской политической партии «Единая Россия» в Смидовичском муниципальном районе Еврейской автономной области.

В 2024 году, согласно графику, были описаны и утверждены на ЭПМК при департаменте культуры правительства ЕАО документы в количестве: 486 дел постоянного хранения (управленческой документации). Это документы управления экономического развития администрации Смидовичского муниципального района; финансового управления администрации Смидовичского муниципального района; отдела дорожной деятельности, транспорта, связи и энергетики администрации Смидовичского района; отдела архитектуры и градостроительства администрации Смидовичского района; администрации и Собрания депутатов муниципального образования «Волочаевское сельское поселение»; администрации и Собрания депутатов муниципального образования «Николаевское городское поселение»; администрации и Собрания депутатов муниципального образования «Приамурское городское поселение»; контрольно-счетной палаты муниципального образования «Смидовичский муниципальный район» Еврейской автономной области; архивной коллекции документов представительных органов власти СССР Смидовичского района.

Согласованы описи дел по личному составу данных организаций в количестве 96 документов.

Согласованы описи дел личного происхождения в количестве              15 единиц хранения Васильева Константина Григорьевича передовика, ударника строительства, смидовичанина, кавалера Ордена Трудовой Славы III степени архивной коллекции документов передовиков, ударников производства Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области.

Согласованы 2 номенклатуры дел: сводная номенклатура администрации Смидовичского муниципального района и управления экономического развития администрации Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области.

В отчетном периоде на хранение в архив принято 359 ед. хр., в том числе:

- 344 ед. хр. управленческой документации;

- 15 ед. хр. личного происхождения

Архив администрации Смидовичского муниципального района ведет строгий учет документов 65 фондов. За 2024 год образованы 2 новых фонда: № 135 «Архивная коллекция документов представительных органов власти СССР Смидовичского района» и № 136 «Архивная коллекция документов передовиков, ударников производства Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области».

Составлены 13 предисловий к описям дел постоянного хранения архивной коллекции документов представительных органов власти СССР Смидовичского района и 1 предисловие к описи документов личного происхождения архивной коллекция документов передовиков, ударников производства Смидовичского муниципального района Еврейской автономной области.

В целях контроля за обеспечением сохранности документов в организациях-источниках комплектования проведено 3 тематические проверки: в администрации Волочаевского сельского поселения, администрациях Николаевского и Приамурского городских поселений.

В 2024 году продолжилась работа по применению в работе:

– перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

 – перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 28.12.2021 № 142;

– перечня документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 декабря 2022 № 242;

– правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77;

– порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденных приказом Росархива от 01.09.2017 № 143;

– методических рекомендаций ОГБУ «Государственный архив Еврейской автономной области» по ведению основных учетных документов в архивах организаций.

Архив продолжает работу по оказанию практической и методической помощи руководителям организаций и учреждений, начальникам структурных подразделений администрации муниципального района, работникам администраций городских и сельских поселений по вопросам делопроизводства, сохранности документов и оформлению организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

 

 

4.            СОЗДАНИЕ УЧЕТНЫХ БД И АВТОМАТИЗИРОВАННОГО

НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

 

По состоянию на 01.01.2025 архив оснащен всей необходимой современной компьютерной техникой и необходимыми периферийными устройствами.

Проводится работа по созданию электронной базы архивных документов. За 2024 года полностью оцифрованы 2 фонда: «Колхоз «Красный партизан», состоящий из 2 документов, и № 134 «Тунгусская мебельная фабрика». Созданы копии документов этих фондов и фонда № 92 «Администрация Смидовичского муниципального района» в количестве 246 единиц хранения.

В 2024 году продолжалась работа в программном комплексе «Архивный фонд» 4-ой версии.

 

5.            ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ УСЛУГ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

 

Работа по использованию архивных документов, информационному обеспечению пользователей, удовлетворение прав граждан на архивную информацию являлась одним из основных направлений деятельности архива в 2024 году.

Архив в течение года обеспечивал информационное обслуживание, выявление и предоставление архивной информации органам местного самоуправления, заинтересованным организациям и физическим лицам. Активно использовался личный кабинет архива администрации Смидовичского района в единой цифровой платформе для исполнения запросов отделений Социального фонда России. Через ЛК обработаны 26 запросов.

Исполнение запросов граждан и организаций было и остается приоритетным направлением в работе архива в области использования документов. Информация, предоставленная по документам районного архива, дает возможность гражданам более полно реализовать свои права.

В 2024 году от граждан, организаций поступило 233 запроса. Все поступившие запросы исполнены в установленные законодательством сроки, с положительным результатом 233 запроса. В 2024 году читальный зал посетили 13 пользователей, документов пользователям выдано – 401. Пользователями архивной информации стали 361 человек.

В целях реализации Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» систематически обновляется информация по организации доступа пользователей к архивным документам на информационном стенде, на официальном сайте администрации Смидовичского муниципального района смид.рф в разделе «Архив информирует», в социальных сетях и группах. В отчетном году в разделе «Архив информирует» опубликованы 4 информации.

В газете «Районный вестник» напечатаны 22 статьи: об истории района, о трудовой династии жителей п. Смидович, об участниках СВО, о руководителях Смидовичского района, о Героях Смидовичского района, о бывших народных депутатах и муниципальных служащих администрации Смидовичского района и другие.